С ПРАВОМ НА ОШИБКУ
18 сентября 2008 р.
Даже самому безупречному из работников случается иногда допускать промахи. В этом нет трагедии, если подходить к ситуации конструктивно.
Сегодня, что называется, не ваш день. Если бы можно было прокрутить его назад, как кинопленку, и начать все сначала! Но сделанного не вернешь. Как говорится, «по не зависящим от редакции причинам вкралась досадная ошибка». Причин может быть великое множество. Это и простой случайный ляпсус: кто-то отвлек, вы устали или расстроились и не сообразили, что отправляете адресату совсем не тот документ. Или сделали что-то по привычке, автоматически, а «условия задачи» уже успели измениться, поэтому результат получился неверный. А возможно, вы просто чего-то не знали или неправильно поняли объяснения. Но итог один: вы проштрафились, и стало страшно. Первая реакция на собственную ошибку — паника: отчаянное, но достаточно маловразумительное «ой, как же так, ну как же так?!». Вторым должен прозвучать голос разума, чтобы не запускать «болезнь». Лучше быть готовым к неприятной ситуации заранее (ведь не ошибиться, как известно, невозможно). Зная ответы на несколько важных вопросов, можно вовремя свести последствия промаха к минимуму.
ВОПРОС РЕАКЦИИ
Как правильно реагировать на собственные упущения?
На ситуацию всегда можно посмотреть под разными углами. Важно сразу же выбрать верный.
— Во-первых, нужно набраться смелости и отреагировать адекватно: признать, что сделали что-то неправильно. Очень мы в самом начале упрямимся и не желаем даже слышать, что могло вообще что-то пойти не так. Закрывая глаза на очевидные факты, находим сто объяснений. Или киваем на других: «Это не я, это вот они — настоящие виновники». Вместо того, чтобы взять на себя ответственность и исправиться, пока еще не поздно.
— Во-вторых, честно признать свою ошибку — не означает посыпать голову пеплом и страстно требовать для себя самого страшного наказания. Нужно вовремя взять себя в руки и прекратить (а еще лучше — не начинать) себя накручивать: ах, мол, какой ужас, это было совершенно непозволительно и недостойно. Долго заниматься самоедством — такая же пустая трата драгоценного времени, как и поиск отговорок и оправданий. Это дает иллюзию деятельности, а на самом деле только отвлекает от непосредственного решения больного вопроса.
— В-третьих, ни в коем случае не нужно обобщать и переносить один случай на всю свою деятельность разом. Вы не клинический неудачник, просто всего лишь не получилось конкретное дело. Пятна бывают и на Солнце. Не стоит сразу же снижать планку самооценки до минимальной отметки.
Не думайте, что если отчаянно ругать себя из-за единственной мелкой неполадки, приписывая себе все смертные грехи, то руководство к нашим неудачам отнесется снисходительнее. На самом деле, чаще такое поведение вызывает обратную реакцию начальства: раздражение и желание еще сильнее «закрутить гайки». Да и риск поверить в собственную бездарность и ничтожность тоже велик. А поверив во что-то, и действовать начинаешь соответствующим образом…
ВОПРОС «ШИФРОВКИ»
Какие из оплошностей можно скрыть или «замаскировать»?
В первый момент, осознав собственный прокол, хочется поступить как в детстве: сделать вид, что ровным счетом ничего не произошло, по принципу: «Вот сейчас я закрою глаза — и все плохое тут же исчезнет». Может, оно все утрясется как-нибудь само собой… или чудом? Но теперь-то вы уже не малое дитя. Подумайте, как именно будет разумнее поступить в конкретной ситуации.
— Главное условие, при котором можно не афишировать свой недосмотр, — обоснованная уверенность, что все пройдет без ущерба для общего рабочего процесса. Скажем, случайная опечатка в слове —не смертельна, если любому читателю станет ясно, что именно имелось в виду, и что лишняя буква набралась нечаянно. Можно понять корректора, который, заметив ее постфактум, не станет всем демонстрировать, чтобы не лишиться премии. А вот если неправильно было набрано имя или фамилия — лучше «покаяться» сразу, чтобы начальство было заранее готово к объяснениям, а неприятное выяснение не стало неожиданностью, громом среди ясного неба.
— Можно утаить ошибку, если вы уже поняли, почему так получилось, и знаете, как этого избежать впредь. Если же понятно, что точно было что-то сделано неправильно, но как с подобными неприятностями справляться, вы не знаете, нужно обязательно выяснить у коллег правильный алгоритм. Чтобы погрешности не накапливались. Ведь простительно работнику (особенно начинающему) один раз ошибиться. А если он постоянно действовует наобум — это уже попахивает халатностью.
— В целом, всегда более выгодно самому сообщить о своем промахе, чем дожидаться, когда его заметят и озвучат другие. Так вы, по крайней мере, демонстрируете, что все-таки следите за своей работой и готовы сами, без постороннего принуждения отвечать за причиненный вами вред. К тому же, если инициатива будет вашей, у вас появится еще одно преимущество: возможность продумать, как сформулировать невеселую новость и как реагировать в зависимости от полученного ответа.
ВОПРОС ЧЕСТНОСТИ
Как правильно преподносить свои просчеты начальству и коллегам?
Сразу же бежать ставить всех, кого только можно, в известность о своей неудаче, под девизом: «Зато я ничего ни от кого не скрываю, пусть все знают», — крайность. Сообщать неприятные для себя и других новости нужно с умом.
— Выберите правильное время и место для «рокового признания». Если шеф завален срочными делами, устал, чем-то недоволен или раздосадован, лучше дождаться момента, когда ситуация станет менее напряженной. Не стоит выбирать и время, когда все активно радуются какому-нибудь достижению, чтобы не осталось впечатления, что вы «испортили хороший день» коллективу. Самая подходящая минута — нейтральная рабочая атмосфера, когда ненужных свидетелей вашего провала вокруг нет.
— Подайте невыгодное для себя сообщение в возможно более выгодной форме. Если ужасно волнуетесь и робеете, ваша неуверенность и сбивчивость может сформировать неприятное впечатление. Правильнее написать начальству электронное письмо с объяснением случившегося. Только учтите, что «послание» может сохраниться в почте и напомнить о себе в какой-нибудь не самый подходящий момент.
Конечно, нужно обязательно извиниться. Но без излишнего уничижения. Постарайтесь избегнуть двух крайностей: чересчур надменного и слишком несчастного тона. Невыгодно смотрятся и те, кто рассказывает о неудачах как о личных достижениях, и те, кто «подставляет живот» и давит на жалость. Уравновешенный деловой тон — лучший способ показать, что вы не выбиты из колеи и быстро справитесь с неприятным эпизодом.
Попробуйте сразу предложить возможные пути выхода из недоразумения. Дайте понять руководству, что ситуация под контролем, и что благодаря принятым мерам все можно даже улучшить. В общем, непременно уравновешивайте негативную информацию порцией позитива.
— Морально подготовьтесь к возможным последствиям. Да, шеф может рассердиться, даже если вы с цифрами в руках доложили, что после исправления все станет еще и лучше, чем было, на пятьдесят с половиной процентов. И все только потому, что встал не с той ноги. А вы уже мысленно нарисовали себе умилительную картинку «Прощение блудного сына»…
Учтите, что на какое-то время вас будут более жестко контролировать. И примите мысль, что это вполне нормально, это не полицейские меры против вас лично, а нормальное стремление оградить организацию от неприятностей. Но помните и другое: рано или поздно о вашей неловкости все непременно забудут. Или будут вспоминать с незлой улыбкой. Так что не нужно воспринимать ее как «позорное клеймо».
ВОПРОС САМОВОСПИТАНИЯ
Как с помощью оплошностей совершенствоваться?
На ошибках учатся — расхожая истина звучит как обычное утешение. Ей можно найти практическое применение.
— Обязательно сделайте самостоятельный «разбор полетов» по горячим следам. Тут же выбросить досадное недоразумение из головы — не самый продуктивный метод борьбы с ошибками. Не обязательно делиться печальным опытом с окружающими, но сделали кое-какие выводы — он уже не столько печальный, сколько полезный.
— Найдите в случившейся неприятности как минимум три конструктивных и позитивных момента. Например, теперь вы точно знаете, как именно поступать не надо; научились чему-то новому; стали более внимательным и дальновидным. Эти пункты вполне могут быть и совершенно «из другой оперы»: скажем, вам пришлось вернуться за забытой вещью из офиса домой, а в пути увидели красивое облако или услышали из динамика любимую песню. Любое полученное положительное впечатление поможет воспринять проблему как возможность внутреннего обогащения.
— Сейчас, наверняка, ощущаете беспокойство. Не нужно его насильно гасить, убеждая себя, что вам совершенно все равно, вы умиротворены, как Будда после просветления. Энергию дискомфортных переживаний можно использовать «в мирных целях», то есть направлять на решение проблемы. Ведь стресс сам по себе — не беда: он помогает собраться, добавляет активности и куража, решительности и целеустремленности. Вот если стресс становится постоянным, хроническим — тогда уже повышается вероятность дальнейших сбоев в работе и проблем со здоровьем. Но ведь столько ошибок, чтобы его заработать, вы и не допускаете, правда? А если они сыплются на вашу несчастную голову одна за другой, есть повод задуматься: может быть, эта деятельность не совсем ваша?
— Когда справитесь с последствиями промаха, воспримите это как победу над собой и неблагоприятными обстоятельствами. Похвалите себя за то, как прошла «стратегическая операция»: ведь это немаловажное достижение. Можно даже позволить себе по этому поводу маленький праздник или просто приятный подарок. А теперь хорошенько запомните радостное ощущение и призовите его на помощь как волшебного джинна, когда какой-либо сбой произойдет в следующий раз. Уверенность: «Я могу справиться с проблемами!» — можно и нужно закреплять, чтобы она стала вашим дополнительным «двигателем».
ТОП КАЗУСОВ
Самые распространенные ошибки офисных работников:
— Удалили нужный документ нечаянно или по ошибке.
Решение: всегда делайте копии на разных дисках, «раскладывать» использованные и текущие файлы по разным папкам.
— Потеряли документ, над которым работали, из-за зависания системы или сбоя компьютера.
Решение: как можно чаще нажимайте на клавишу «сохранить», доведите этот жест до автоматизма.
— Перепутали время или место встречи, неправильно написали или назвали имя клиента или организации.
Решение: все важные дела заносите в органайзер, ставьте себе «напоминалки». Если что-то разобрали недостаточно четко и сомневаетесь — лучше переспросить (а еще лучше — тут же записать). В этом нет ничего невежливого, в отличие от ошибок в документе или общении.
— Использовали устаревшую информацию, которая уже успела потерять силу.
Решение: обзаведитесь привычкой не вносить данные автоматически, всегда смотреть на даты документов и следить за обновлениями в базах.
— Неправильно оценили круг своих обязанностей. Оказывается, это должны были сделать именно вы, и еще в понедельник. Но вы почему-то рассчитывали, что этим занимается другой сотрудник, причем в среду…
Решение: с самого начала как можно более четко установите, какие действия должны выполнять вы и в каком режиме. Лучше всего, если это четко и ясно прописано в вашем трудовом договоре. Если сомневаетесь, ваше ли это дело, не стесняйтесь спросить об этом у начальства.
Автор: Дина Зайцева
