ПЕРЕСЕЛЯЕТСЯ... ОФИС
17 июля 2008 р.
Для того, кто прожил всю жизнь на одном месте и никогда никуда не переезжал, непонятно, что же в этом деле такого сложного. Заядлые лягушки-путешественницы, всю жизнь скачущие с места на место, тоже вряд ли разделят опасения и тревоги по поводу предстоящей смены дислокации. Но для обычного человека переезд — событие из ряда вон. Не зря ведь в народе сложилась поговорка, что переезд равен двум пожарам.
Все мы когда-нибудь переезжали. Если не навсегда, то хотя бы на время: вспомните свои поездки в пионерский лагерь или заселение в студенческое общежитие. Так что, какие-никакие навыки перевозки личных вещей наверняка имеются у каждого. Но что делать, когда речь заходит о перемещении рабочего места, будь то переезд всей компанией в новое помещение или исключительно ваше личный на новое рабочее место?
На самом деле «рабочий» переезд происходит по таким же законам, как и обычный. За исключением нескольких нюансов, знание которых упростит процедуру и не застопорит рабочий процесс.
С ВЕЩАМИ НА ВЫХОД
Вы сменили работу и хотите как можно быстрее покинуть прежний офис. Причины могут быть какими угодно: надоело, атмосфера в коллективе угнетает, начальник, теперь уже бывший, требует срочно освободить помещение. Но не торопитесь. Лучше подойти к вопросу обстоятельно, чтобы первые дни на рабочем месте не сопровождались печалью о забытых блокнотах с контактами и потерянном дипломе. Да и ваш преемник будет благодарен, если его встретит чистый кабинет и приведенные в порядок документы.
Начнем с самого начала. С момента подачи заявления об уходе у вас по закону имеется еще две недели, которые вы должны отработать на старом месте. Постарайтесь за это время максимально собраться и подготовить дела, для передачи их следующему сотруднику.
1. Приводим в порядок дела. Вспомните свои первые дни на должности, которую вы сейчас покидаете. А теперь постарайтесь оградить того, кто будет работать тут вместо вас, от напастей, доставивших вам столько огорчений и неприятных минут. Даже если причина вашего ухода — конфликт с начальством, поверьте, это не повод оставлять хаос на рабочем месте, не имеющего к происходящему никакого отношения.
* Упорядочите бумажную документацию. Проверьте, что любой документ при необходимости можно будет легко обнаружить. Подпишите и пронумеруйте папки. Подшейте документы в этих папках, а что нельзя подшить — уложите в прозрачные файлы.
* Организуйте файлы в компьютере так, чтобы в них не наблюдалось путаницы. Поверьте, ярлычки вроде «Новая папка», «Новая папка(1)», «Новая папка(2)» вряд ли ускорят внедрение в рабочий процесс.
* Удалите из компьютера всю личную информацию. Не стоит ставить нового сотрудника перед моральной дилеммой уничтожения чужих фото с корпоративной вечеринки.
2. Наводим порядок на рабочем месте. Давайте будем уважать тех, кто придет после нас. Вряд ли в их рабочие обязанности будет входить уборка помещения и разгребание завалов. Поэтому постарайтесь оставить свой кабинет, рабочий блок или стол в идеальном состоянии.
* Заберите с собой все милые вашему сердцу безделушки, которыми вы окружили себя в процессе работы. Даже если не хотите их видеть на новом рабочем месте, а искренне думаете, что место им в мусорном ведре, отправьте их туда сами.
* Никто не требует от вас собственноручно вымыть полы, но постарайтесь не оставлять мусор и явную грязь, такую как крошки от прощального банкета или след от разлитого чая на компьютерном столе.
* Во время сбора вещей у вас наверняка наберется много лишних бумаг, старых стикеров, исписанных ручек, поломанных карандашей. Выкиньте все это сами, а не оставляйте валяться где попало.
3. Собираемся. Вспомните большинство фильмов, показывающих офисную жизнь: героини, решающие начать новую жизнь и сменить работу, переезжают, эффектно смахнув все свои вещи с рабочего стола в одну большую коробку. Идею с большой коробкой мы у них и позаимствуем. А вот бросать в нее все одним махом вряд ли стоит. В конце концов, зачем тратить на новом месте лишнее время на разбор этого хлама?
* Распределите все, что вы хотите перевезти, на группы. Лучше всего, если вещи каждой группы будут упакованы в отдельный ящик и подписаны: «рабочие документы», «канцтовары», «столовые принадлежности», «безделушки для кабинета» и т.д. Таким образом, вам будет легко ориентироваться в коробках. Допустим, на новом месте нет кухни, и предполагается, что в обеденный перерыв вы будете питаться в кафе напротив. Значит, коробку с чашками-вилками-ложками можно сразу увозить домой и разбираться с ней уже там.
* Скопируйте компьютерные файлы, которые могут вам пригодиться в дальнейшем. Речь, разумеется, идет не о промышленном шпионаже, а о том, чтобы у вас была возможность подтвердить свое участие в том или ином проекте.
* Удаляя с прежнего компьютера настройки электронной почты, специализированного форума или ICQ, запишите в специальный блокнот все логины и пароли.
* Проверьте, все ли вы взяли, до того, как начнете заклеивать коробки скотчем и упаковывать в машину. Поверьте, звонок через полгода с просьбой поискать «вот ту синенькую записную книжку, которая, наверное, завалялась в тумбе стола» — обречен на провал.
Согласитесь, правила несложные и, в принципе, неновые. Зато сколько нервных клеток удастся сэкономить вам, вашему преемнику и вашему окружению.
МЕНЯЕМ ДИСПОЗИЦИЮ ШТАБА
Бывает, что вы остаетесь работать в прежней компании, на прежней должности, а переезжать все равно приходится. Всей компанией. С личными вещами и документами, в принципе, понятно — и в этом случае также пригодятся советы из первой части нашей статьи. А что делать с остальным офисным скарбом из кабинета? Непростой вопрос. Не говоря уже о тех случаях, когда именно на вас возложили ответственную миссию руководить перевозками.
1. Организационные моменты. Для переезда действует Универсальное Правило: чтобы все прошло успешно, надо заранее продумать все действия. Итак:
* Назначьте дату переезда. Лучше всего, если это будут выходные. Так рабочий процесс пострадает меньше всего.
* Если у вас в компании много отделов, пусть каждый из них переезжает по отдельности. Процесс немного затянется, но зато существенно уменьшится суета, спешка и неразбериха.
* Выберите компанию, которая будет осуществлять перевозку мебели и другого крупногабаритного офисного имущества. Лучше всего в этом вопросе ориентироваться на отзывы тех, кто уже пользовался услугами данного перевозчика.
*Заключите договор с компанией-перевозчиком. Будьте внимательны: в документе должны быть оговорены пункт назначение, время погрузки-разгрузки, продолжительность и маршрут переезда. Особое внимание уделите вопросу ответственности перевозчика за повреждение груза, невыполнение пунктов договора, расхождение в сроках.
* Заключая договор о погрузке-разгрузке, отдельно уточните вопрос упаковки мебели и офисной техники. Возможно, вам придется за отдельную плату договориться об аккуратной упаковке в защитную пленку, картон и коробки. В любом случае это лучше, чем нервничать, глядя, как незащищенные полированные бока шикарного директорского стола царапаются от соприкосновения с кузовом грузовика.
* Трезво оцените, что вам действительно нужно перевезти, а что можно оставить на старом месте.
* В новом офисе заранее продумайте варианты расстановки мебели, чтобы не пришлось перетаскивать столы и шкафы своими силами после того, как вы отпустите грузчиков.
2. Руководство для руководителя. Как ни обидно, но именно вам придется проконтролировать, чтобы сотрудники правильно подготовили к перевозке свои документы, офисную технику и личные вещи.
* Заранее сложите и упакуйте архив и технику, которая вам не понадобится в ближайшие дни.
* Каждый сотрудник должен упаковывать и маркировать только те документы, с которыми он работает. Не сваливайте папки, диски журналы учета в одну кучу. Вы потратите лишнее время на разбор всего этого.
* Проследите, чтобы каждый сотрудник сохранил важную информацию со своего компьютера на резервном диске или флеш-носителе.
* Проследите, чтобы каждая коробка с документами, техникой была подписана. Лучше вещи из разных кабинетов, а тем более отделов не смешивать. Важно, чтобы коробки с техникой и хрупкими предметами имели соответствующую маркировку для перевозки.
3. Мы едем-едем-едем... Ну, вот и настал час Х. Все упаковано и погружено. Но это вовсе не означает, что можно наконец расслабиться.
* Не привлекайте сотрудников к погрузке. Их работа закончилась на упаковке вещей из своих кабинетов. Дальнейшее — работа грузчиков. Они справятся с вашей мебелью и имуществом быстрее и профессиональнее.
* Кто будет на новом месте расставлять мебель и подключать технику — зависит от компании-перевозчика и заключенного между вами договора. Если этот пункт не предусмотрен — значит, выполнять данный участок работ придется своими силами.
* Важно, чтобы сразу после переезда сотрудники «отследили» принадлежность мебели, техники и документов отделам.
* Во время переезда поставьте дежурных в старом и новом офисах. Это поможет эффективнее контролировать погрузку-разгрузку, координировать работы и не допустить потерь.
* Покидая прежнее место обитания, постарайтесь не оставлять мусор, обрывки упаковочного материала.
* Следите, чтобы при выносе и заносе крупногабаритного груза не были повреждены стены и пол помещения.
* Сразу после разгрузки и установки мебели и техники проследите, чтобы упаковочный мусор был убран. Обычно это часть работы перевозчиков.
* Проверьте исправность электрических розеток и телефонной сети. Если имеются проблемы — лучше их устранить сразу же, а не тогда, когда жизнь офиса войдет в рабочий ритм.
* Проконтролируйте, чтобы все сотрудники распаковали документы и расставили оборудование. Иначе состояние переезда может затянуться на несколько дней, а это вряд ли пойдет на пользу рабочему процессу.
Ну вот, теперь можно расслабиться. Переезд прошел успешно. Сотрудники с энтузиазмом трудятся на новом месте. А вы имеете все основания попросить у начальства добавочный выходной.
Автор: Анастасия АЛЕКСЕЕНКО
