В ПОМОЩИ НУЖДАЕТЕСЬ?
15 мая 2008 р.
В круговороте дел и забот ни один начальник не в силах справиться с работой самостоятельно. Ну, скажите на милость, кто напомнит о намеченных встречах, подготовит необходимые документы, позаботится о презентации? Конечно же, он — помощник руководителя.
Спрос на специалистов, готовых в любую минуту подставить плечо директору фирмы или начальнику отдела, велик — газеты по трудоустройству пестрят предложениями вакансии. Кого же хотят видеть работодатели на должности? В первую очередь обладателя диплома о высшем или средне-специальном образовании. Желательно со знанием английского или другого иностранного (причем, чем больше языков знает кандидат, тем лучше). Играет в вопросе трудоустройства определенную роль опыт работы. Но, как показывает практика, часто наниматели готовы принять и новичка (назначив, соответственно, зарплату ниже рыночной). В основном на позицию приглашают девушек от 22 до 35 лет. Если увидели в объявлении «…20-60 лет, без ОР, работа в офисе, гибкий график…», знайте, фирме требуются сотрудники для сетевого маркетинга. При всем нашем уважении к таким специальностям речь сегодня не о них.
Список должностных обязанностей «лица приближенного» довольно обширный.
Итак, помощник руководителя должен знать:
— Структуру компании, месторасположение подразделений (адреса), должности и имена руководителей, ведущих специалистов.
— Организацию и стандарты делопроизводства. Образцы, формы, шаблоны и стандарты документов, принятые в компании. Разновидности и структуру документов, методы, правила и особенности их составления и оформления.
— Основы делового этикета, навыки ведения деловых (в т.ч. телефонных) переговоров.
— Положения, постановления, распоряжения, приказы, другие нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия. Порядок систематизации и ведения документации, методы обработки и хранения корреспонденции.
— Правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
— Правила внутреннего трудового распорядка.
А еще помощник руководителя:
— Принимает телефонные звонки и посетителей в офисе.
— Ведет архив документов, писем, газет, информационных материалов.
— Обрабатывает входящую и исходящую корреспонденцию (принимает, регистрирует, переадресовывает), оформляет документацию, необходимую для организации работы компании.
— Обеспечивает сотрудников пропускными документами.
— По поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками подразделений.
— Своевременно информирует сотрудников об изменениях или нововведениях в компании.
— Организовывает подготовку документов, материалов, необходимых для ведения переговоров разного уровня.
— Проводит инвентаризацию хозяйственной части компании.
— Готовит данные для начисления заработной платы.
— Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.
— Ведет документацию по анкетным данным сотрудников.
— Поддерживает позитивный моральный климат в офисе.
— Выполняет служебные поручения непосредственного руководителя.
Как видим, дел хоть отбавляй. И это лишь толика работы.
Но, помимо обязанностей, административный помощник имеет право:
— Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
— Знакомиться с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей другими сотрудниками.
— Запрашивать от руководства и специалистов подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его служебных обязанностей.
— Требовать от руководителя обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
Что же (в ответ на усердие и желание работать) предлагают столичные работодатели? От 300 до 400 у.е. зарабатывают специалисты с начальными знаниями делопроизводства и высокой скоростью печати, к образованию в таком случае руководители не предъявляют особых претензий: подойдет как среднее специальное и неполное высшее, так и высшее образование. У выпускников вузов с опытом работы в административной сфере от 1 года либо выпускников колледжей со стажем по специальности от 2 лет средняя зарплата колеблется от 400 до 700 у.е. Основное требование работодателей к претендентам — «уверенное знание делопроизводства и оргтехники».
Устраиваясь на работу, важно помнить: любое «дополнительное умение» приносит в вашу зарплату бонус. Так, скорость набора от 250 знаков в минуту — плюс 50 у.е., знание делопроизводства — еще столько же, равно как и умение архивировать документацию. А вот знание языка международного общения — это дополнительные 100 у.е. Так, смотришь, насобирается «плюсиков» на зарплату в 1000 у.е. (что нередко встречается в объявлениях о вакансиях для высококлассных специалистов).
В красивом портрете современного административного помощника руководителя не хватает существенного штриха — специального образования. Вернее, требование работодателя есть, а вот предложений по обучению нет. К сожалению, не удалось найти ни соответствующих факультетов в вузах, ни курсовой подготовки в школах, предоставляющих образовательные услуги, ни профильных учебных центров. Что ж, выход один — как говорится, начинать с нуля: с наименьшей зарплаты в не самой престижной компании. Не останавливаться на достигнутом, развиваться, читать, усваивать новые знания и развивать умения. И тогда все у вас получится!
Автор: Инна Ганжа
