У ВРЕМЕНИ В ПЛЕНУ
3 апреля 2008 р.
Сегодня сдача отчета, завтра — проведение презентации, послезавтра — переговоры с партнерами… Одновременно приходится решать множество задач, причем срочнj. Чтобы все успеть, многим приходится ускорять темп в соответствии с олимпийским лозунгом «Быстрее! Выше! Сильнее!». Остановиться, отдышаться и оглянуться некогда — цейтнот. Офисы компаний с утра наводняют служащие, которые приходят раньше установленного времени и засиживаются, пока охранник не начнет недвусмысленно греметь засовами. А может, и не нужно растягивать свой трудовой день? Есть способы организовать рабочее время более продуктивно.
Английское слово «deadline», означающее крайний срок для выполнения какого-либо дела, настолько прочно вошло в нашу лексику, что стало практически родным. Например, если финансовый отчет должен лежать у шефа на столе в ближайший понедельник, то вам скажут: «В понедельник — дедлайн». А вот если не успеваете подготовить задание в установленный срок — это уже цейтнот (острая нехватка времени). И получается круговорот: как только вы не смогли вовремя сделать что-то одно, так тут же не успеваете сделать что-то другое.
«Неуспевание» не так уж безобидно хотя бы потому, что на работе практически всегда связано с лишением денег. От вас потребуется максимум усилий, чтобы не остаться без премии, предусмотренной за выполнение плана в срок. Не выполнив задание, вы можете подвести коллег и тем самым сорвать работу всего отдела. Нерасторопность может стать основанием для взыскания «штрафа» и (в самом крайнем случае) послужить причиной увольнения за непрофессионализм. Но все это вовсе не означает, что нужно работать по 12-14 часов. Благо, явление авралов и цейтнотов в мире бизнеса не ново, бизнес-тренерами давно разработан план действий. Для начала нужно определить, почему вы оказались в цейтноте.
Цейтноту — время
«Свистать всех наверх!» или всеобщая мобилизация. Время от времени ваша компания готовится к какому-нибудь знаменательному событию: участию в выставке, тендере, презентации крупномасштабного проекта и т.д. Вот компания и торопится успеть повсюду, поэтому все сотрудники (от секретаря до директора) в авральный период работают по ненормированному графику.
Все чаще цейтноты связаны и с изменением внешних обстоятельств: к примеру, вчера был принят новый законопроект, вносящий изменения в правила торговли, утверждены новые налоговые ставки или конкуренты выпустили на рынок продукт, по многим параметрам превосходящий ваш товар. И реагировать на все изменения нужно незамедлительно. Первыми принимают удар на себя юристы и работники бухгалтерии, которым в обстановке, приближенной к «боевой», придется провести за компьютерами несколько бессонных ночей за расчетами, как изменения отразятся на финансовых результатах бизнеса и в срочном порядке перевести компанию на новый режим работы. А следом подхватят авральную эстафету менеджеры, дабы разработать тактику и стратегию ведения бизнеса в изменившихся обстоятельствах. Закономерно, что в результате их размышлений дополнительные задания посыпятся на головы подчиненных.
В среднем, продолжительность объективного цейтнота составляет от одной до трех недель. Но если мероприятие затянулось, значит, это «неправильный» цейтнот.
«Вторая натура», или цейтнот студенческий
Кто был студентом, тому прекрасно знакома привычка откладывать все на последний момент. Как говорится в бородатом анекдоте, студент способен за ночь выучить китайский язык, если конспекты не перепутает. Студенческое время пролетело, а привычка осталась. Многие только так и умеют работать: все время, отведенное на выполнение проекта, спокойно предаются ничегонеделанью, заставляя начальство перманентно хвататься за пузырек с настойкой валерианы. Зато когда приходит положенный срок, на стол руководителя чудным образом ложится уже готовый проект. Вернут его вам на переделку или нет — напрямую зависит от количества и качества допущенных просчетов.
Возможен и еще один вариант: у работающих в условиях постоянной нехватки времени (при маячащем в недалекой перспективе дедлайне) активно вырабатывается адреналин. Со временем к чувству опасности привыкают, и многим даже начинает нравиться.
Конечно, это весьма рискованный путь: если бы вы, распределив нагрузку, планомерно трудились в течение времени, отведенного на выполнение задания, и не успели к дедлайну, скорее всего вас бы просто слегка пожурили для порядка и дали кого-то в помощники. Но если вы откровенно били баклуши и не уложились в срок — пощады от начальника не ждите.
«Мнимый больной»
Со стороны кажется, что вас затянул омут неотложных дел. Большую часть суток вы проводите на работе, вращаясь как белка в колесе. Но это только вершина айсберга. Скорее, дело не в количестве срочных дел. Вспомните хотя бы откровения героини х/ф «Служебный роман», директора Калугиной: «Если б вы знали, как я боюсь вечеров. Засиживаюсь на работе допоздна, пока вахтер не начнет греметь ключами. Делаю вид, что у меня масса работы, а на самом деле мне просто некуда идти. Что дома? Дома только телевизор». Страх одиночества — только одна из причин отдавать все время работе, создавая себе тотальную загруженность, ведь труд — прекрасная возможность заполнить вакуум в душе.
Но не только одинокие отдают все силы работе. Часто заложниками мнимого цейтнота становятся… замужние и женатые, когда на небосклоне семейной жизни собираются грозовые облака. Работа становится отдушиной, помогающей забыться. А придя домой после напряженного трудового вечера, всегда можно сказать второй половине: «Я так устала, у меня масса дел, нет сил спорить о подобных пустяках».
Отличительная черта этого вида цейтнота: он не прекращается до тех пор, пока не решаются ваши личные проблемы.
«Не виноватая я, он сам пришел», или цейтнот неорганизованности
Большую часть вашего рабочего времени съедают «поглотители времени»: разговоры с коллегами на отвлеченные темы, перекуры и чае-кофепития, многочисленные телефонные звонки, непрошенные посетители, не возможность сразу отыскать в завалах нужные документы… Чем чаще вы отвлекаетесь, тем больше у вас найдется «помощников».
А когда, презрев всяческое планирование как пережитки бюрократического прошлого, хватаемся за все дела одновременно, переключаемся с одного поручения на другое, в погоне «за двумя зайцами», закономерно остаемся с пустыми руками.
Цейтнот из-за нежелания делегировать.
Этот вид «неуспевания» возможен только у руководителей (менеджеров), имеющих подчиненных, но не желающих поручать им выполнение определенных задач. Принцип «хочешь сделать что-то хорошо — сделай это сам» для начальника может сослужить и плохую службу: нагрузка существенно возрастет.
Все могут короли
В сутках всего 24 часа. Причем эта норма одинакова для всех. И вывод напрашивается только один: те, кто все успевают, просто сумели правильно спланировать свое время. Значит, у вас тоже получится. Нужна только самая малость:
— Начните с расчистки плацдарма для будущих гениальных свершений. Причем в прямом смысле. Психологами установлено (в том числе и автором на собственном опыте), что чем аккуратнее и свободнее выглядит ваше рабочее место, тем легче начать работу и довести ее до конца. Польза от уборки вполне осязаемая: пытливые ученые доказали: на поиски важных бумаг у среднестатистического офисного работника уходит целых 17 дней в году! Не говоря уже о том, что наш взгляд имеет свойство блуждать с предмета на предмет 100 000 раз в день. А чтобы вновь вернуть его на нужный объект, например, финансовый отчет и сконцентрироваться, уходит как минимум 3 минуты. В целом, разглядывания предметов отнимают более часа в день. Поэтому чем меньше всяких предметов будет вас окружать, тем лучше.
Хотите сказать, что вам, как и А.Эйнштейну работается только в хаосе? Тем более, начните с наведения порядка на столе. Именно вид идеального порядка будет стимулировать вас создать новый беспорядок, тем самым, подталкивая к действию.
— Все бумаги лучше всего разложить на несколько куч: «очень срочно», «может подождать» и «долгий ящик». Последнюю сразу уберите в этот самый ящик, ее время наступит позже.
Ранжирование только по степени срочности! Не откладывайте на «когда-нибудь» самую объемную, сложную или даже противную работу. К ней надо приступать с утра, на «свежую» голову по принципу «раньше сядешь — раньше выйдешь».
— Нейтрализуйте все факторы, мешающие сосредоточиться. К примеру, отключите телефоны или попросите друзей и знакомых не тревожить вас хотя бы какое-то время. На первых порах можно даже обзавестись табличкой «Не беспокоить», изобразив на ней какую-то упреждающую картинку в стиле «Иван Грозный убивает своего сына», и разместить на самом видном месте. Не верьте обещающим завладеть вашим вниманием «на минуточку»: беседа как минимум превратится в «десятиминуточку», а если таких вторжений будет несколько, на визиты может уйти до 25% рабочего времени.
Однако отвлекающими от работы могут быть не только внешние, но и внутренние раздражители. Особо опасны мысли, уводящие от деловых берегов. Гоните взашей всякие отступнические «размышлизмы»! Исключение: если вы голодны — лучше поешьте, ибо на пустой желудок вряд ли удастся поработать с высоким КПД. Всем уговорам пойти перекурить или испить кофею говорите решительное «Нет». Если сможете несколько раз устоять перед соблазном расслабиться пока не сделано дело, поздравьте себя с успешным самовоспитательным дебютом. Вот теперь можно забыть про цейтнот. И отдохнуть с чистой совестью. Имеете право. Ведь вся работа сделана вовремя!
Информационная справка
Слово «цейтнот» имеет немецкие корни и образовано от двух составляющих Zeit (время) и Not (нужда). Впервые термин вошел в обиход в шахматах в качестве обозначения недостатка времени на обдумывание ходов, которое в соревнованиях строго лимитируется. После введения контроля над временем и в других настольных играх, стал относиться и к ним.
Бывает «жесткий» цейтнот, когда у игрока совсем не остается времени на обдумывание ходов (минута или меньше на десять и более ходов). Не мудрено, что в таких условиях подавляющее большинство ходов очень слабые, упускаются выигрышные комбинации, а партия обычно заканчивается проигрышем даже при изначально лучших условиях. Эта же закономерность действует и на работе. Некоторые гуманные устроители турниров с целью избежать бессмысленных ходов игроков в условиях цейтнота несколько меняют системы контроля над временем. Например, по истечении основного времени игрок (как в клубе «Что? Где? Когда?») имеет право на дополнительную минуту. «Жесткий» цейтнот уже не довлеет над игроком, но «мягкий» все равно остается.
Автор: Анна КРУПКО
