Офис начинается с приемной
27 марта 2008 р.
Песня начинается с ноты, театр — с вешалки, а офис — с приемной. Именно внешний вид, организация работы приемной формирует у посетителя первое впечатление о компании. Она представляет собой своеобразную визитную карточку компании или фирмы, поэтому оформлению приемной нужно уделять такое же внимание, как и дизайну «начальственного» кабинета.
Приемные, как и квартиры, бывают уютными и неуютными, красивыми и не очень, «ухоженными» и так себе — многое зависит от хозяйки. Однако неоспоримым остается, что приемная — это та «одежка», по которой будут судить о престиже компании, профессионализме руководства и о квалификации сотрудников. Согласитесь, оказавшись в тесном помещении (обычно такие называют «предбанниками»), где некуда присесть или оставить верхнюю одежду, вы не сможете составить лестное мнение о «хозяине» офиса. Пример из жизни. Моя знакомая обратилась в туристическое агентство, пообщавшись с менеджером по телефону, уже практически согласилась оплатить очень недешевую путевку. Когда же она переступила порог приемной офиса данного туристического агентства, с ней случился шок: старые письменные столы, «допотопные» компьютеры, вытертый дощатый пол. У моей знакомой стразу же возникло две мысли: «Кому я доверяю свои деньги» и «Надо проверить эту фирму». Оказалось, что агентство уже долгое время работает на туристическом рынке и, как говорится, кроме благодарностей, других «взысканий» не имеет. Тем не менее, больше в это агентство моя знакомая никогда не обращалась и никому его не рекомендовала.
Приемная — это «сердце» офиса. Именно сюда приходят и ожидают встречи важные деловые партнеры, гости, которые должны чувствовать себя комфортно, именно здесь иногда решаются важные вопросы, по которым участники разговора не могли достичь «консенсуса» в официальных стенах «начальственного» кабинета. Обычно приемная делится на условные «зоны»: рабочее место секретаря и место для посетителей. Как их правильно обустроить мы расскажем чуть позже, сейчас давайте поговорим о том, как должен выглядеть общий дизайн помещения.
Хороша «СВЕТлица»
Сразу же хочу отметить: каких-то общих, строгих правил и канонов дизайна приемной не существует. Как будет выглядеть помещение, зависит, в первую очередь, от принятого в компании корпоративного стиля, руководителя и его секретаря. Они вправе обустроить все в соответствии со своими вкусами, пожеланиями, а также представлениями о том, какие связанные с компанией ассоциации должны появиться у посетителей, переступивших порог приемной. Например, приемная редактора одной из украинских газет была увешана фотографиями знаменитостей: политиков, спортсменов, общественных деятелей, «звезд» кино и эстрады, которые когда-либо были в гостях у газеты. Посетители, видя все это «великолепие», приходили к выводу, что попали в очень серьезную организацию, где работают серьезные профессионалы.
Так как, опять-таки повторюсь, каких-либо строгих требований к оформлению приемной нет, мы можем ограничиться лишь некоторыми проверенными рекомендациями.
— В мире постепенно складывается тенденция минимализма в дизайне. Это проявляется в отказе от помпезной и громоздкой мебели, которая уменьшает пространство и как бы подавляет присутствующих. Сейчас в «фаворе» мебель светлых, спокойных тонов, которые зрительно увеличивают пространство и создают впечатление легкости, света, непринужденности. Неактуальны крупные аксессуары и тяжелые шторы.
— В моду входят легкие конструкции, выполненные из стекла, металла или металлопластика. Эти светлые, легкие, прозрачные материалы подчеркивают открытость, «прозрачность» деловых отношений.
— Сегодня очень многие офисные здания строятся без капитальных стен (кроме несущих конструкций), поэтому компаниям приходится задумываться о планировке или перепланировке помещения. В этом случае на помощь придут системы метало-пластиковых перегородок. С их помощью можно оборудовать приемную, отделив рабочее место секретаря, «посетительскую» и т.д.
Рабочее место секретаря
Рабочее место секретаря (как иногда в шутку называют — первого человека после босса) должно быть не только эстетично оформлено, но и практичным. Оформляя приемную, нужно сделать акцент на нескольких моментах:
— Посетитель, переступив порог приемной, в первую очередь обращает внимание на ресепшн, за стойкой которого обычно находится секретарь. Оптимальная высота его (вместе со стойкой) не должна превышать 115 -120см, в таком случае посетителю, облокотившемуся о столешницу, будет удобно подписывать документы, заполнять анкеты и т.д., а секретарь сможет иметь нормальный обзор остального пространства приемной. Предназначение стойки еще и в том, чтобы скрывать от взора особо любопытных посетителей некоторые важные документы, а также создавать у секретаря ощущение «закрытости», «отделенности» рабочего места. Кстати, сам стол нужно установить так, чтобы секретарь мог свободно видеть всех входящих и выходящих из кабинета руководителя и приемной.
— Стол секретаря должен быть достаточно большим, чтобы на нем разместились все необходимые для работы документы, а также оборудование: телефон, факс, компьютер и т.д. Почему это так важно? Обычно секретарь работает, как говорится, не отходя от своего места, при этом может выполнять несколько заданий сразу: говорить по телефону, отправлять факс, искать нужный документ. Все это должно быть в зоне досягаемости, на расстоянии вытянутой руки. Организованная четкая работа секретаря оставит хорошее впечатление у посетителей.
— Если есть необходимость установить в приемной несколько рабочих столов, то желательно не ставить их друг за другом так, чтобы перед лицом сидящего за столом оказывалась спина коллеги. Во-первых, это не очень красиво и противоречит всем правилам офисного этикета. Во-вторых, обязательно будет создавать напряженную обстановку в помещении, поскольку мы инстинктивно воспринимаем стоящего за спиной как потенциального нападающего, то есть врага. Столы лучше разместить так, чтобы все сидящие смотрели в глаза друг другу.
— Шкафы либо полки, где хранятся справочная литература, канцелярские принадлежности, кофе, чай и др., должны быть с закрывающимися дверцами, чтобы у посетителя не создалось впечатление, будто он попал в неубранную комнату, заставленную различными предметами.
Место для посетителей
Первое, что должен понять посетитель, переступив порог приемной, — его здесь примут на должном уровне, второе — он попал в серьезное деловое учреждение. В приемной обязательно должно быть место, где посетитель в случае необходимости может с комфортом подождать приема руководителя компании. Желательно «уголок посетителя» расположить подальше от входа, в более-менее укромном уголке. Если такового нет, его можно отделить с помощью перегородки (но так, чтобы секретарь мог видеть посетителя).
— Мебель, предназначенная для гостей, обязательно должна быть удобной. Это, например, может быть мягкий уголок (обязательно с журнальным столиком), стилистически вписывающийся в общий дизайн приемной.
— Желательно для посетителей поставить отдельные шкафы, куда можно было бы повесить верхнюю одежду.
— Ожидание может затянуться, но при этом гость не должен скучать. На журнальном столике обязательно должны быть свежие газеты, журналы, а также различные информационные материалы, рассказывающие о вашей компании.
— Место для посетителей не обязательно должно быть сугубо официальным. Его можно украсить, например, красивой картиной, календарем, переносным фонтанчиком или своеобразной оранжереей из растущих в горшках цветов и т.д. Главное, чтобы гость при этом чувствовал себя уютно и комфортно.
В тему…
Принципы обустройства приемной по фэн-шуй
Сейчас модно обустраивать квартиры и даже офисы, придерживаясь канонов древнекитайской науки фен-шуй, которая изучает различные энергии и их влияние на судьбу. Возможно, вам тоже захочется последовать моде, поэтому предлагаем вашему вниманию несколько советов, с помощь которых сможете «притянуть» в свой офис положительную энергию созидания, а вслед за ней процветание и благополучие как компании, ваше собственное:
— Избавьтесь от накопившегося хлама, лишней бумаги и ненужных предметов. Это освободит пространство для новых возможностей и привлечет ровный поток позитивной энергии.
— Попробуйте поставить рабочий стол в углу, наиболее отдаленном от входа в комнату, так вы сможете не только видеть все происходящее в помещении, но и оценить ситуацию, оставаясь незамеченной.
— Постарайтесь установить компьютер в юго-восточном направлении — это способствует увеличению доходов.
— Лиственные растения, например, толстянка яйцевидная (денежное дерево) и бамбук, приносят успех в финансовых делах, поэтому прекрасно подойдут для приемной.
— Путаница из кабелей и проводов символизирует хаос. Аккуратно спрячьте их за мебель, чтобы не загромождать пространство и обеспечить приток энергии.
Эргономика занимается комплексным изучением и проектированием трудовой деятельности с целью оптимизации орудий, условий и процесса труда, а также профессионального мастерства. Ее предмет изучения — трудовая деятельность, а объект исследования — системы «человек — орудие труда — предмет труда — производственная среда». Эргономика относится к тем наукам, которые можно различать по предмету и специфическому сочетанию применяемых методов. Она в значительной мере использует методы исследований, сложившиеся в психологии, физиологии и гигиене труда. Проблема состоит в координации различных методических приемов при решении той или иной эргономической задачи, в последующем обобщении и синтезировании полученных с их помощью результатов. В ряде случаев этот процесс приводит к созданию новых методов исследований в эргономике, отличных от методов тех дисциплин, на которых она возникла.
Автор: Оксана БОНДАРЧУК
