СЕКРЕТАРЬское дело
27 марта 2008 р.
«Требуется… Требуется…» Ага, вот то, что надо «Офис-менеджеры, секретари». А что? Сидишь в приемной босса, вокруг шикарная мебель, перед тобой монитор компьютера, посетители: «Оленька, Оленька…» А твоя главная задача — выглядеть хорошо и важно говорить: «Роман Петрович занят, просил не беспокоить».
Так, или примерно так думала моя подружка, направляясь на первое собеседование. Потом со смехом рассказывала о своем удивлении: оказывается все не так просто, как представлялось.
Работа секретаря — нервные нагрузки: звонки, посетители, слежение за личным графиком шефа, сбор информации, ведение входящей и исходящей документации. Важное качество личного помощника — корректность: умение правильно построить отношения с начальниками отделов, вежливо отказать посетителю, донести нужную информацию о «климате» в компании, но и не опуститься до передачи сплетен. Отличный секретарь всегда опрятен сам и участлив к руководителю: замечает его переутомление, недомогание, поэтому вовремя предложит таблетку, чай и бутерброд.
Опираясь на объявления работодателей о вакансии секретаря, можно говорить о требованиях, предъявляемых к профессии, и уровне зарплаты. Естественно, чем больше «пожеланий», тем выше вознаграждение. Итак, «Секретарь 20-25 лет, без ОР» может рассчитывать на 1300-1500 грн в месяц. Если присутствует «ВО, ОР, знание ПК», то зарплата начинается от 1800 грн, иногда предлагают «+%», если фирма-наниматель предоставляет услуги или занимается производством и продажей товара. Вполне понятно, что, нанимая секретаря с «ВО, ОР, знанием делопроизводства, 1С», работодатель готов «раскошелиться» на 2000-2200 грн. И уж совсем другой уровень зарплаты, когда ко всему вышеперечисленному добавляется «знание английского» (или другого иностранного, в зависимости от страны-партнера компании). В этом случае соискателю предлагают 500-800 у.е., и надо заметить, это не предел.
Что поражает практически во всех объявлениях? Приглашают на должность специалиста с высшим образованием. Но разве хоть один вуз готовит секретарей? Нет! Во всяком случае я о таком факультете никогда не слышала. Так как получить специальность? Во-первых, ВО — не самый главный критерий отбора. Просто считается, что выпускник вуза не может быть безграмотным (что не всегда соответствует истине). А работодатели хотят (и вполне справедливо), чтобы исходящие и внутренние документы были составлены грамотно и без орфографических ошибок.
Во-вторых, даже окончившие университет вряд ли представляют, как обращаться с мини-АТС, заниматься делопроизводством, вести деловую переписку и т. д. Спросите что делать? Пройти курсы секретарей. В еженедельниках «Пропоную роботу» и «Робота для жінок» можно найти обучающий курс по своему усмотрению и кошельку. Опытные преподаватели обучат курсантов всем тонкостям работы, поделятся секретами профессии.
Для несколько советов новичкам:
— Руководитель начинает и заканчивает рабочий день с секретарем, чтобы наметить план работы, обозначить первоочередные вопросы, требующие первоочередного решения, и т. д.
— Присутствуйте на совещаниях и ведите записи: вы должны быть в курсе принятых решений, отданных поручений, так всегда сможете восстановить, кто, что говорил, к какому выводу пришли.
— Помните о датах. Секретарь напоминает шефу, например, о торжестве у партнеров или вип-клиентов, позаботится о цветах и поздравлениях. Вы «склерозник» босса — в этом нет ничего зазорного, наоборот, много ответственности.
— Обсудите с начальником круг лиц, имеющих беспрепятственный доступ в кабинет «в любую погоду», составте список сотрудников, которых имеете право переключать на телефон руководителя без предварительного уточнения обсуждаемого вопроса.
— Запоминайте в лицо посетителей. Согласитесь, «босс босса» или вип-клиент не должен сидеть в общей очереди. И наоборот, хороший секретарь «отразит» визит нежелательного посетителя и предупредит шефа.
И еще несколько советов претендентам на должность:
— Около трети соискателей говорит неправду о себе и собственном опыте работы. Рано или поздно правда откроется. Помните: маленькая ложь рождает большое недоверие. А вы ведь не хотите, чтобы руководитель начал сомневаться в вас.
— Поработайте над дикцией, умением стилистически правильно и четко выражать свои мысли. Секретарь — лицо компании, иногда по впечатлению о «первом бастионе» складывается мнение о компании в целом. С барышней, говорящей «звОнит телефон» и «я все пОняла», в «серьезных» компаниях расстаются без сожаления.
— Будьте сдержанной. Зачем шефу в приемной истеричка (падающая в обморок от одного «начальственного» взгляда) или фурия (способная неадекватной реакцией на вполне обоснованное замечание разогнать и клиентов, и посетителей).
— Грамотность и еще раз грамотность. Вы же не хотите, чтобы над каждым документом, составленном вами, потешались не только коллеги, но и клиенты, и партнеры? Поверьте, грамотных много, желающих «пройтись» за чужой счет — еще больше.
— Помните о взаимодействии. Отыскав верный тон отношений и точки соприкосновения, вы станете верным помощником и советником руководителю.
Автор: Инна Ганжа
