Робота для жінок

Время — деньги

2 августа 2007 р.

    Около 30 % рабочего времени растрачивается на совещания, перекуры, болтовню с подругой по телефону, переходы от стола к столу, из отдела в отдел. А к концу дня выясняется: «Ах, я опять ничего не успела!» «Завтра» начинается с аврала, и так каждый день. Тайм-менеджмент — искусство управление временем — призван решить сложные вопросы организации собственного времени и не только рабочего. Что же поможет оптимизировать деятельность и тем самым облегчить нашу жизнь?

    Планирование.Думаем что, когда, как следует сделать. Определяемся не только со сроками, но и с приоритетами. Очень важный момент, хочу это напомнить тем, кто решил отмахнуться, мол, со школьной скамьи и родители, и учителя об этом твердят.
    Приоритет. Значимость и время выполнения работы играют немаловажную роль. 20% всех дел дают 80% всех результатов, и наоборот. То есть, необходимо концентрировать внимание на вопросах, которые входят в эти 20%, и именно их относить к разряду важных. Просмотрев список дел, оцените их важность и срочность. Затем распределите следующим образом: — важные и срочные; — важные и несрочные; — неважные и срочные; — неважные и несрочные.

    Работа с информацией. Учитесь классифицировать информацию на важную и неважную. С первой смело работайте и используйте, вторую отбрасывайте.

    Концентрация. Работайте только с одним, но важным документом, не распыляясь на множество дел. Хороший навык для руководителя — способность переключаться, учитесь это делать осознанно.

    Энтузиазм. Нет-нет, это не постоянная готовность работать, а умение заниматься неприятными делами. Рано или поздно они все равно напомнят о себе. Не откладывайте в долгий ящик, посмотрите правде в глаза: проблема не рассосется сама собой, а объем работы может разрастись как снежный ком, мысли о ней раздражают все больше. «Засучите рукава», вздохните, набрав в легкие побольше воздуха, как перед прыжком в воду — и принимайтесь за работу со словом: «Надо!»

    Общение. Если вы приучили коллег удовлетворять их маленькие и не очень просьбы, и подобное положение дел мешает вам выполнять работу, усложняя жизнь, научитесь говорить «нет».

    Дружба. Как часто звонит подруга, рассказать об очередной проблеме, зовет коллега на перекур, хочет поболтать сотрудник, потолковать о жизни приятель? А время идет. Но ваша мягкотелость, ложное чувство ответственности за взрослых людей не позволяют отказать. Так и не научились говорить «нет»? Тогда запланируйте на «беседы» 30-40 минут и, как бы ни хотелось или вас об этом ни просили, не выходите за рамки.

    Чередование. Любой организм требует отдыха. К началу работы силы должны восстановиться, поэтому не игнорируйте полноценные перерывы и сон. Кроме того, определите свои биоритмы: во время подъема активности организма займитесь делом, требующим концентрации и напряжения, во время спада расслабьтесь, отдохните или переключитесь на менее сложную работу.

    Нужно ли вам учиться тайм-менеджменту? Однозначно да, если ответите утвердительно хотя бы на три вопроса.

1. Вы и ваши подчиненные спешат, но, как ни странно, ничего не успевают выполнить?

2. Дел накопилось так много, что никак не можете выбраться из-под завала?

3. Пытаетесь выбрать из множества задач одну, но совершенно не знаете какую?

4. Вдвоем с помощником не можете быстро и в срок справиться с работой, которую в соседнем отделе ваш визави давно выполнил?

5.Вы задерживаетесь на работе хотя бы раз в неделю более чем на час?

Питер Друкер, классик менеджмента, утверждает, что овладеть приемами тайм-менеджмента поможет не только анализ, но и смелость. Ориентируйтесь на будущее, а не на прошлое. Концентрируйтесь на возможностях, а не на проблемах.

Выбирайте свое собственное направление, не плывите по течению вместе с другими.

Ставьте для себя высокие цели, которые позволят круто изменить ситуацию, а не «надежные» и легко достижимые. И последнее. Организовывая собственное время, исходите не из общих правил, а ищите свой неповторимый стиль, почерк, если хотите. Именно он даст наибольшую эффективность.

Инна Ганжа