По словам сэра Артура Конан Дойля, во время пожара замужняя женщина с ребенком спасает ребенка, а бездетная — самое дорогое, что у нее есть: коробку с драгоценностями, деньги или ценные бумаги. Хорошо, когда сохранность ценностей зависит только от нас, но, увы, так бывает не всегда. В отдельных случаях мы, согласно законодательству, обязаны передавать важные документы другим лицам и только от добросовестного выполнения ими своих обязанностей зависит сохранность таких документов как, например, трудовая книжка.
Это было обычное офисное утро: кофе вприкуску с печеньем и неспешное обсуждение предстоящих дел с сотрудницами. Настроение у Елены Петровны было спокойно-деловым. Вдруг, около десяти часов офис-менеджер попросила ее зайти в отдел кадров. Странно, подумала Елена Петровна, что может быть нужно от меня отделу кадров — неужели хотят отблагодарить за многолетнюю старательную работу?
Увы, этим надеждам не суждено было сбыться. Обычно строгая, если не сказать угрюмая начальница отдела кадров, запинаясь и краснея как школьница, которую поймали за курением, сообщила Елене Петровне, что ее трудовая книжка потеряна. Фирма недавно переехала в новый офис, была обычная неразбериха переезда и только спустя пару недель, обживаясь на новом месте отдел кадров заметил пропажу трудовой книжки. Елена Петровна схватилась сначала за голову, потом за сердце, потом назвала сотрудниц отдела кадров… в общем, нелестно отозвалась об их работе и только спустя некоторое время спросила — что же делать?
Теперь на некоторое время оставим несчастную женщину пить валерьянку и успокаиваться. Объясним причину ее волнения. Дело в том, что в трудовую книжку заносятся все сведения о трудовой деятельности гражданина, а это не только дата прихода на работу и увольнения, но и сведения о награждах и поощрения, переводах из отдела в отдел, данные о карьерном росте и имеющихся открытиях и рационализаторских предложениях. Так что, в некотором смысле, лучше потерять паспорт, чем трудовую.
Обязанность хранения сего документа лежит на предприятии и руководитель должен обеспечить надлежащую его сохранность, например, наличием сейфа. Стоит сразу оговориться, что восстановление трудовой книжки —процесс долгий и непростой. Надо ли заявлять о пропаже в милицию — вопрос неоднозначный, особенно, когда речь идет о пропаже, а не о краже. Тем более, что законодательно это никак не оговаривается. Но все же лучше для очистки собственной совести сходить в районное отделение внутренних дел и оставить заявление. Вряд ли документ будет найден, но, по крайней мере сотрудники милиции будут знать, что трудовой книжкой на определенное имя могут воспользоваться не очень честные люди. Кстати, заявление лучше принести лично, а не отправлять по почте, и оставить сотруднику милиции под роспись.
Переходим к собственно восстановлению документа, а вернее, содержащихся там сведений. Сотруднику выдается новая трудовая книжка, на которой ставится печать «Дубликат». Хорошо, если трудовая книжка пропала у человека на его первом рабочем месте — все записи восстанавливаются на основании изданных приказов по организации. И намного хуже терять трудовую книжку, имея многолетний стаж работы. В таком случае, при заполнении дубликата трудовой книжки в раздел «Ведомости про работу» в графу 3 сначала вносится запись про общий стаж работы до устройства на работу на это предприятие, которая должна быть подтверждена документально. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается количество лет, месяцев и дней без уточнения на каком предприятии и в какое время работал в прошлом владелец трудовой книжки. После чего общий документально подтвержденный стаж заносится в трудовую книжку с подробным описанием, когда и где работал человек.
В принципе, восстанавливать трудовую книжку можно двумя путями. Первый – это обойти все предыдущие места работы и получить в отделах кадров старых работ выписки на основании изданных приказов. Затем, принести полученные документально подтвержденные сведения в отдел кадров нынешней работы, а сотрудник отдела кадров заполнит дубликат трудовой книжки. Второй путь ничуть не легче. Человек берет чистый дубликат трудовой книжки и обходит предыдущие работы с просьбой сделать в ней записи, аналогичные тем, что были в утерянной. Какой из путей предпочтительней — сказать сложно, иногда владельцы предприятий отказываются выдавать дубликат трудовой книжки сотруднику, мотивируя тем, что трудовые книжки должны храниться на предприятии. Но раз уж предприятие не уберегло, то не выдать дубликат, который еще не является документом, будет тоже неверно.
Елена Петровна решила пойти именно вторым путем и начала методично обходить предыдущие работы. На самом первом, государственном предприятии ее прекрасно помнили и сотрудница-кадровичка сделала в дубликате трудовой книжки все необходимые записи. Следующей была уже коммерческая фирма, с сотрудниками которой Елена Петровна не теряла связи, а записи в трудовую книжку вносились на основании приказов, бережно хранящихся у менеджера по персоналу. И хотя менеджер был не тот, кто принимал на работу Елену Петровну, он внес записи. Загвоздка возникла с третьей фирмой: оказалось, что она давным-давно ликвидирована, правонаследников не имеет, а директор вообще уехал из страны. Тут Елена Петровна не на шутку растерялась. Все-таки она проработала в здесь немало, а теперь в трудовом стаже образовывается четырехлетняя «дыра». Проще в таком случае восстановить стаж работы на государственном предприятии, обратившись в отраслевое министерство, в котором должны храниться сведения о подчиненных предприятиях. Тогда запись о работе делает сотрудник отраслевого министерства, ведь в случае ликвидации государственного предприятия его данные должны храниться в архиве.
С частными предприятиями дело обстоит сложнее, хотя и тут не стоит опускать руки. Во-первых, можно обратиться в пенсионный фонд и налоговую инспекцию, в которых должны храниться сведения о предприятии. Если же они ничем не могут помочь, тогда обращаться придется в местную государственную администрацию, в которой была проведена регистрация фирмы и в городской архив – где-нибудь сведения о ликвидированной фирме должны обнаружиться. Правда, сложнее будет доказать, что именно в этой фирме вы работали определенное время.
После всех мытарств сообщение, что стоимость дубликата трудовой книжки с нее взыматься не будет, стало для Елены Петровны просто злой шуткой. Так делают в случае, когда трудовая книжка утеряна по вине работодателя, если же трудовую книжку потерял сам сотрудник (правда, непонятно, как он может это сделать при хранении трудовых книжек у владельца предприятия), то стоимость дубликата он выплачивает самостоятельно.
В заключение несколько советов. Можно сделать ксерокопию трудовой книжки, чтобы в случае утери проще было восстанавливать записи. Также можно обратиться в отдел кадров за выпиской из трудовой книжки, где будет указан ваш общий стаж и даты принятия и увольнения с работы на работу. Объяснить желание получить такую выписку можно потребованием пенсионного фонда или даже районной поликлиники для выяснения вопроса о наличии у вас профессиональных заболеваний и заболеваний, связанных с вредным производством.
