Робота для жінок

Как организовать свое рабочее место и время

1 ноября 2006 р.

Как и всякий молодой специалист, пришедший на работу в организацию, которая успешно жила и функционировала до него и без него, о постоянном рабочем месте я могла только мечтать. Впрочем, как и о постоянном круге обязанностей. Приходилось выполнять, что поручат и сидеть там, где свободно. А свободно было всегда в разных местах: то в отпуске кто-то, то на больничном. Я мигрировала по офису, как перелетная птица. Кочевая жизнь освежала и бодрила, а главное, позволяла быстро и разносторонне вникать в работу, такой почти уже родной организации. Что я с удовольствием и делала. Период знакомства молодого сотрудника с миром его новой работы, сравнить, наверное, можно лишь с миропознанием 3-летнего младенца. Бесконечные вопросы «а что это», «а почему так», а «как можно», задавались мною с рвением новоначального всем, кто был в пределах досягаемости. Ответчики, правда, таким же рвением не отличались, поэтому многое постигать приходилось самой.

Окончательно родной признать организацию не позволяли все тоже отсутствие постоянного рабочего места и постоянных обязанностей. Тот долгожданный день, когда организация решила, наконец, что усадить в одно место и загрузить работой молодого сотрудника гораздо спокойнее, чем постоянно придумывать, чем его занять, настал. Мне выделили персональный рабочий стол и стул. Причем, оба были явно ветеранами компании, точнее, пионерами мебельной промышленности. Об их богатой истории можно было догадаться по многочисленным царапинам, потертостям и скрипу. Снабдили даже кое-какими канцтоварами на бедность, а главное поручили составить свою первую должностную инструкцию. Как девушка серьезная, я быстро обустроилась на рабочем месте и приступила к написанию должностной инструкции. По пунктам прописала свои новые обязанности, ответственность. В общем, все то, чем мне предстояло заниматься достаточно долгое время. Период согласования и утверждения прошел быстро и незаметно. Жизнь на работе стабилизировалась, я угнездилась, мирно потекли трудовые будни.

Основными своими задачами, я считала добросовестное исполнение обязанностей, соблюдение трудовой дисциплины, изучение всех нюансов работы, а так же саморазвитие. Я стремилась стать профессионалом в своем деле. То, что неотъемлемой чертой профессионала есть умение организовать свое рабочее пространство и время, тогда я даже не подозревала. Мне казалось, что простой аккуратности достаточно.

Однако, время шло, я обрастала бумагами, папками, ежедневниками. Обязанностей тоже прибавлялось. Я была все так же аккуратна, но среди бумаг не могла быстро найти нужные, листочки с записями терялись, для новых дел на столе не хватало места. Я стала нервничать, переживать, что не успеваю сделать что-то в срок, забуду или потеряю что-то важное. От этих переживаний уставала больше, чем от самой работы. Как быть со всем этим я не представляла, смотрела на коллег, как они работают, как выглядят их столы, но почти ничего полезного эти наблюдения не давали. Кто-то был завален кипами бумаг и предметов, заставлен папками и телефонами, кто-то сидел за пустым столом, у кого-то стол выглядел почти так же, как мой. Никакой системы или правил оптимальной организации своего рабочего места и времени вывести не удавалось, хотя я пробовала разные способы.

Решить проблему помог дедушка Карнеги, точнее его книга «Как наслаждаться жизнью и получать удовольствие от работы». Именно в ней я вычитала четыре золотых правила, которые помогают избежать усталости и беспокойства.

Первое гласит: Освободите свой рабочий стол от всех бумаг, даже от тех, которые необходимы для решаемой сейчас проблемы. Спросите: «Как это сделать и чем это поможет?» Ответ на вопрос «как», я нашла просто: заказала три горизонтальных лотка для бумаг. Поставила их на край стола один на другой и завела себе такой порядок. В нижний — складываю документы по делам и задачам, которые «уже решены», но вопросы по поводу которых периодически возникают. Причем, документы по каждому такому делу лежат у меня в отдельном пластиковом уголке или файле. В средний лоток попадает все, что собираюсь прочитать в ближайшее время — почта, законы, положения, инструкции, журналы. По мере прочтения эти документы я рассортировываю их по тематическим папкам и переношу в шкаф. Сделаю небольшое отступление на тему «Хранение нормативных документов и корреспонденции». Их я храню по такому принципу. Покупаю пластиковые скоросшиватели и большие папки для бумаг. Документы небольшого объема собираю в пластиковый скоросшиватель. Более объемные — в большие папки. Комплектую папки по темам, которые выношу на ярлык. Открывая шкаф, легко сориентироваться, какую папку выбрать. На первый лист каждого нормативного документа в папке, степлером прикрепляю цветной ярлычок с кратким названием документа, чтобы сразу выбрать нужный (эту полезную привычку подсмотрела и переняла у своего первого руководителя). Почту, не требующую ответа, но содержащую важную информацию, подшиваю в отдельную папку. Ту, которая нуждается в ответе, перемещаю в верхний лоток. Все остальное попадает в корзину для мусора. Итак, верхний лоток самый важный, туда я кладу все дела и документы, которые нужно обработать сразу. В процессе работы над одной задачей, у меня на столе может лежать масса документов, но все они касаются только этой конкретной задачи. Чем помогла такая организация? Во-первых, стол стал свободным, появилось пространство. Во-вторых, ушло беспокойство, что потеряю что-то или не найду вовремя. В-третьих, я заметила что сотрудники, столы которых постоянно завалены кипами бумаг, вызывают нервозность у коллег и посетителей. Неприятно также смотрятся баррикады на столе в виде рядов папок, подставок и сувениров, как бы упорядочено они ни были расставлены. Подсознательно их можно воспринимать как преграда в общении, желание собеседника отгородиться.

Второе правило звучит так: выполняй дела в порядке важности, примерное планирование гораздо полезнее импровизаций на ходу. Определять эту важность я научилась двумя путями. Первый — уточнением сроков исполнения задачи, даже если изначально они точно не заданы. С помощью простого вопроса: «Когда это должно быть выполнено?» Второй путь выработался как-то произвольно. Когда работаешь в одной организации какое-то время, начинаешь ориентироваться в процессах, которые в ней происходят. Отличать первостепенные задачи от второстепенных, соответственно распределять свои действия по степени задействования в каждом процессе. Все это помогло мне ранжировать свои дела по срочности и важности, выполнять их последовательно и не рассеиваться по мелочам. Не забывать все распланированное очень помогает ежедневник, туда очень удобно тезисно записывать и действия и сроки. Главное, не забывать его просматривать.

Третье правило: Столкнувшись с проблемой, старайся решить ее сразу, если достаточно информации для выработки решения. Не откладывай решений. Тут мне не пришлось учиться и осваивать что-то дополнительно. Я просто приняла его как руководство к действию. Сразу исчезли завалы из горы отложенных, на довольно туманное «потом», дел. А вместе с ними и беспокойство по поводу времени, которого мало. Как оказалось, рабочего времени хватает на все, что хочешь выполнить.

Правило четвертое: Научитесь организовывать работу, распределять обязанности, осуществлять контроль. Его я осваивала постепенно, уже продвигаясь по служебной лестнице. Особенно оценила, когда стала руководителем. Но первый опыт организации и распределения работы получила, как рядовой участник рабочих групп по реализации различных проектов. Наша организация всегда создавала такую группу, когда планировала внедрить какое-то новое направление. В нее объединялись сотрудники разного ранга и разных подразделений, у каждого была своя задача, от выполнения которой зависел проект в целом. В этих группах все мы учились сотрудничать и взаимодействовать, решать, что можешь сделать лично ты, а что лучше получится у другого. После такого опыта, распределение обязанностей и контроль за выполнением перестали быть для меня проблемой.

Есть еще много правил и секретов, как организовать рабочее место, планировать день, распределять время, но для меня четыре правила Дейла Карнеги стали той основой, которая помогла преодолеть трудности начинаний, и на которую накладывались уже мои собственные навыки.

Джерело: Елена ШПУНДРА