Время — деньги
23 апреля 2010 р.
Рано или поздно с проблемой нехватки времени сталкивается практически каждый. Сейчас не надо объяснять ни начинающему менеджеру, ни руководителю со стажем, что время, потраченное впустую, оборачивается потерей в зарплате для первых и в прибыли для вторых.
Около 30% рабочего времени растрачивается на совещания, перекуры, болтовню с подругой по телефону, передвижения от стола к столу, из отдела в отдел. А к концу дня выясняется: «Ах, опять ничего не успела!». «Завтра» начинается с аврала, и так каждый день. Тайм-менеджмент — искусство управление временем — призван решить сложные вопросы организации собственного времени и не только рабочего. Что же поможет оптимизировать деятельность и тем самым облегчить нашу жизнь? Итак, возьмите в руки план и спросите себя:
— что я должна сделать за этот месяц?
— что я должна сделать за эту неделю?
— что я должна сделать за этот день?
Именно в таком порядке: от запланированного вперед до конкретных ежедневных действий. После построения подобного «нисходящего» распределения собственных усилий будете видеть, как из самых мелких деталей вашей активности складывается большая цельная мозаика. В результате, каждый последующий день будет продуктивнее предыдущего.
Планирование. Думаем что, когда и как следует сделать. Определяемся не только со сроками, но и с приоритетами. Очень важный момент, напомним это тем, кто решил отмахнуться, мол, со школьной скамьи и родители, и учителя об этом твердят. Но контроль и учет затрат собственного времени позволяет получить ответы на вечные вопросы: куда уходит время. Хронометрируя составленные планы, сможем понять, как теряются минуты, из которых складываются те самые вечно недостающие часы.
Мы наконец-то обращаем внимание на время! Не в минуты «запарки» и форс-мажоров, когда его катастрофически не хватает, а постоянно.
Приоритет. Значимость и время выполнения работы играют немаловажную роль. 20% всех дел дают 80% всех результатов, и наоборот. То есть необходимо концентрировать внимание на вопросах, которые входят в эти 20%, и именно их относить к разряду важных. Просмотрев список дел, оцените их значимость и срочность. Затем распределите следующим образом: важные и срочные; важные и несрочные; неважные и срочные; неважные и несрочные. Приоритеты помогают ориентироваться в потоке ежедневных дел, особенно когда на вас регулярно сваливаются дополнительные задачи, к тому же помогают помнить о главных целях и направить всю деятельность таким образом, чтобы продвигаться к их воплощению, а не топтаться на месте.
Сборник проектов. Составьте список всего, чем приходится заниматься в жизни. Абсолютно всего: начиная от графика и размера вноса платежей за квартиру или кредит, посещений родительских собраний в школе, занятий в спортзале, заканчивая общением с коллегами и выполнением рабочих заданий. Заведите тетрадь или компьютерный файл и заполняйте его.
Очень скоро увидите некоторые недостатки во многих ваших занятиях. Этот метод позволяет «ограничить хаос»: сборник проектов не даст потеряться в огромном количестве дел и документов.
Ведение списка дел и времени. Благодаря развитию чувства времени мы можем значительно усовершенствовать свой план. Теперь он будет состоять из двух основных столбцов: 1 — задача, 2 — время.
Такая простая вещь — фиксирование времени, необходимого на выполнение того или иного дела! В результате, получаем четкую визуальную презентацию стоящих перед вами задач.
Концентрация. Работайте только с одним, но важным документом, не распыляясь на множество дел. Хороший навык для руководителя — способность переключаться, учитесь делать это осознанно.
Работоспособность. Производительность труда волнообразно меняется. В зависимости от того, «жаворонок» вы, «голубь» или «сова», пик ее приходится на утро, день или вечер. Не стоит насиловать себя. Вряд ли «сове» удастся рано утром сделать удачную презентацию, а «жаворонку» — написать хорошую статью перед сном.
Энтузиазм. Нет-нет, это не постоянная готовность работать, а умение заниматься неприятными делами. Рано или поздно они все равно напомнят о себе. Не откладывайте в долгий ящик, посмотрите правде в глаза: проблема не рассосется сама собой, а объем работы может разрастись как снежный ком, мысли о ней раздражают все больше. «Засучите рукава», вздохните, набрав в легкие побольше воздуха, как перед прыжком в воду — и принимайтесь за работу со словом: «Надо!»
Общение. Если вы приучили коллег удовлетворять их маленькие и не очень просьбы, и подобное положение дел мешает вам выполнять свои обязанности, усложняя жизнь, научитесь говорить «нет».
Переключения. Деятельность, а иногда и свойства личности не позволяют работать крупными блоками. Тогда лучше планировать несколько дел параллельно, часто переключаясь. Например, писать отчет, периодически делая звонки клиентам. Многим подобный стиль работы помогает держать себя в тонусе. Если заняться, скажем, только отчетом, энтузиазм скоро угаснет, мотивация сойдет на нет, и скорость написания документа значительно снижется. В то же время звонки подстегивают его.
Дружба. Как часто звонит подруга, рассказать об очередной проблеме, зовет коллега на перекур, хочет поболтать сотрудник, потолковать о жизни приятель? А время идет. Но ваша мягкотелость, ложное чувство ответственности за взрослых людей не позволяют отказать. Так и не научились говорить «нет»? Тогда запланируйте на «беседы» 30-40 минут и, как бы ни хотелось или вас об этом ни просили, не выходите за рамки.
Чередование. Любой организм требует отдыха. К началу работы силы должны восстановиться, поэтому не игнорируйте полноценные перерывы и сон. Кроме того, определите свои биоритмы: во время подъема активности организма займитесь делом, требующим концентрации и напряжения, во время спада расслабьтесь, отдохните или переключитесь на менее сложную работу.
Собственные методы. Надо отметить, что управление временем придумано педантами и для педантов — любящих порядок во всем, структуризацию и раскладывание по полочкам. А что же делать тем, у кого от всего этого мороз по коже? Ведь им тоже важно эффективно использовать время и при этом оставаться в гармонии с собой, не вступая в конфликт с собственным складом характера. Как подогнать жизнь под схемы и принципы?
Самое важное — приспособить методы управления временем к своим личным предпочтениям и конкретным потребностям.
Вы выбираете самое подходящее и перестраиваете под себя. В итоге, получится собственная система организации времени. Возможно, вы изобретете свои принципы времяуправления!
Нужно ли вам учиться тайм-менеджменту? Однозначно да, если ответите утвердительно хотя бы на три вопроса.
1. Вы и ваши подчиненные спешат, но, как ни странно, ничего не успевают выполнять?
2. Дел накопилось так много, что никак не можете выбраться из-под завала?
3. Пытаетесь выбрать из множества задач одну, но совершенно не знаете какую?
4. Вдвоем с помощником не можете быстро и в срок справиться с работой, которую в соседнем отделе ваш визави давно выполнил?
5. Вы задерживаетесь на работе хотя бы раз в неделю более чем на час?
Питер Друкер, классик менеджмента, утверждает, что овладеть приемами тайм-менеджмента поможет не только анализ, но и смелость. Ориентируйтесь на будущее, а не на прошлое. Концентрируйтесь на возможностях, а не на проблемах.
Выбирайте свое собственное направление, не плывите по течению вместе с другими.
Ставьте для себя высокие цели, которые позволят круто изменить ситуацию, а не «надежные» и легко достижимые. И последнее. Организовывая собственное время, исходите не из общих правил, а ищите свой неповторимый стиль, почерк, если хотите. Именно он наиболее эффективен.
