Правила составления делового письма будет полезно освоить каждому. Без исключения.
КАК ДОЛЖНО НАЧИНАТЬСЯ ПИСЬМО?
Начинать нужно традиционно: «Уважаемый Иван Сергеевич, здравствуйте!» Был случай, когда одна крупная компания в своей корреспонденции сменила классическое обращение «Уважаемый» на «Дорогой». И хотя, казалось бы, эмоционально обращение стало теплее, партнеров это насторожило. Ни в коем случае не используйте в качестве приветствия фразу «Доброго времени суток» - во-первых, в жизни так никто не говорит, а во-вторых, может сложиться впечатление, что вам безразлично, когда письмо будет получено.
МОЖНО ЛИ ИСПОЛЬЗОВАТЬ В ПИСЬМАХ СМАЙЛИКИ?
Если письмо адресовано незнакомому человеку и носит деловой характер, смайлики могут создать у адресата ощущение фамильярности. В неофициальных письмах, адресованных коллегам, смайлики не запрещены. Однако если в письме есть информация, которая однажды может понадобиться гендиректору вашей компании, подумайте, хотите ли вы, чтобы улыбающиеся скобки попались ему на глаза?
КАК НЕ ПОЗВОЛИТЬ НЕГАТИВНЫМ ЭМОЦИЯМ ПОВЛИЯТЬ НА ТОН ПИСЬМА?
Когда вы чем-то недовольны, но не хотите разрывать отношения с виновником появления негативных эмоций, а собираетесь вести с ним конструктивный диалог, не отправляйте письмо сразу. Дайте прочитать текст не вовлеченному в конфликт коллеге или отправьте его позже, когда сможете составить нейтральное по тону письмо.
В КАКИХ СЛУЧАЯХ НЕОБХОДИМО УКАЗЫВАТЬ ТЕМУ ПИСЬМА?
Письмо всегда должно иметь тему. Это придает сообщению статус и зачастую спасает от попадания в спам. Тема должна коротко и емко указывать именно на вас или на предмет вашего с адресатом сотрудничества. К примеру, если вы познакомились с клиентом на конференции, форуме или выставке, логично предположить, что в его ящике будет много писем с темой «предложение» или «сотрудничество». Поэтому напомните ему лучше свою фамилию или название компании. А если вы давно знакомы, то в теме письма укажите предмет совместной работы или повод переписки: «вопрос о...», «комментарий по поводу...»
СТОИТ ЛИ ПЕРЕХОДИТЬ С ОФИЦИАЛЬНОГО ЯЗЫКА НА НЕОФИЦИАЛЬНЫЙ?
Если вам пришло письмо, написанное строгим деловым тоном, то и отвечать на него нужно так же. Пренебрегать данным правилом составления делового письма не следует.
Как показывает опыт, переход с формального языка на неформальный в деловой переписке чаще приводит к неэффективному взаимодействию. Вам будет сложно обсуждать деловые вопросы и призывать партнеров к выполнению обязательств, если ваше общение с ними стало походить на дружеское. Официальный язык помогает держать дистанцию и эффективно решать проблемы. Формальный стиль помогает быть корректным в первую очередь в своих собственных высказываниях, что приводит к лучшим результатам.
ЕСТЬ ЛИ СПОСОБ ПОДТОЛКНУТЬ АДРЕСАТА БЫСТРЕЕ ПРИСЛАТЬ ОТВЕТ?
Вместо того чтобы писать в теме «срочно» или «незамедлительно», лучше укажите в тексте письма точные сроки, в которые вы бы хотели получить ответ. Например: «Прошу Вас ответить до такого-то числа» или «Убедительно прошу Вас сообщить о своем решении не позднее такой-то даты. Не стоит пытаться ускорить процесс, подсказывая адресату ожидаем вами ответ: «Надеюсь на ваше согласие» или «Прошу ответить утвердительно». Дайте человеку возможность подумать самому.
В КАКИХ СЛУЧАЯХ СТОИТ ИСПОЛЬЗОВАТЬ ЗНАЧОК «ВАЖНО»?
Этим инструментом стоит пользоваться только тогда, когда дело, изложенное в письме, действительно неотложно и важно не только для вас, но и для вашего адресата. Вам кажется, что все дела такие? Отмечать все свои интернет-письма красным-флажками и восклицательными знаками – неправильно. Вспомните сказку про петуха и волка: когда вам на самом деле понадобится, чтобы письмо было прочитано немедленно, его проигнорируют.
КАК ПРАВИЛЬНО ПИСАТЬ ПИСЬМА В КОТОРЫХ СОДЕРЖИТСЯ ОТКАЗ?
Если вы вынуждены в чем-то отказать, не начинайте послание с констатации отказа. Кратко изложите причины вашего решения и дайте понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса вполне можно вернуться. Поблагодарите за проявленный к вам интерес, выразите сожаление о таком исходе дела и закончите письмо на позитивной ноте, например, «желаю успехов».
ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ ПИСЬМО ПОЛУЧАЕТСЯ СЛИШКОМ ДЛИННЫМ?
Структурируйте текст, разбейте его на главки, пункты, абзацы – иначе длинное послание сложно воспринимать. Если информация дана одним сплошным куском, то уже на второй строке человек начинает терять к ней интерес. Идеальная формула составления больших интернет-писем выглядит так: одна мысль - один абзац. Также важно избегать сложных предложений и размытых фраз. Чтобы быстро ответить на ваше письмо, человек должен иметь возможность с первого же раза понять, чего от него, собственно, хотят.
КАК ЛУЧШЕ ПОДПИСЫВАТЬСЯ?
Отвечая на письмо, достаточно указать в конце свои имя и фамилию. Если же вы инициируете переписку, то помимо этого укажите свои должность и контактный телефон. Использовав в начале письма обращение «Уважаемый...», не завершайте его фразой «С уважением». Напишите: «С наилучшими пожеланиями» или «Искренне Ваш». Заведите в почтовой программе несколько типов подписи и используйте их в зависимости от ситуации.
НА ДЕРЕВНЮ ДЕДУШКЕ.
• Согласно данным исследовательской компании Radicati Group, ежедневно в мире отправляется 183 млрд. интернет-писем, то есть более 2 млн. писем в секунду.
• «Лаборатория Касперского», известный производитель систем защиты от спама, подсчитала, что 80% всех отправляемых за день писем – спам.
• По данным агентства Gallup Media, из 70 миллионов зарегистрированных пользователей почтовой системы mail.ru, почти 8 миллионов проверяют свой почтовый ящик ежедневно.
• Больше всего спама рассылается из США, России и Польши.
• Самые частые темы несанкционированной рекламы, которая рассылается по мейлу, – медицинские препараты и знакомства.
