ПОВЕЛИТЕЛЬ ВРЕМЕНИ
28 августа 2008 р.
На нехватку чего, обычно, жалуется среднестатистический человек? Здоровья, денег и времени. Если со здоровьем и деньгами все более-менее понятно (за первым нужно следить, второе зарабатывать), как быть со временем, категорией, скажем, не вполне материальной? Постараемся выяснить.
Есть люди, которые успевают все: справляться с «рабоче-деловыми» обязанностями, отводить в школу детей, учить с ними уроки, готовить обед-ужин, следить за собой, еще и по карьерной лестнице стремительно продвигаться. Есть и те, кто не успевает ничего. Речь идет не об элементарных опозданиях (кто из нас этим не грешил), дело в тотальном «неуспевании». Даже если каждый ваш день начинается с благороднейшего намерения «начать новую жизнь» и с этого момента все успевать, на поверку желание в дребезги разбивается о тяжелые жизненные реалии, поскольку сразу же возникают обстоятельства, мешающие вам стать дисциплинированным и «всеуспевающим» повелителем собственного времени. Например, по дороге на работу колесо в машине спустит, окажется, что аккумулятор на мобильнике вот-вот прикажет долго жить, придется возвращаться домой за подзарядкой, или вы вдруг вспомните, что у подруги Сони сегодня «день варенья», нужно срочно срываться в обеденный перерыв на поиск подарка. Значит, опять не успеете покушать, да и работа сама в ваше отсутствие «работаться» не будет. То есть все опять возвращается на круги своя — вы ничего не успеваете. Складывается впечатление, что весь мир против вас, и даже вещи так и норовят вставить «палки в колеса». К сожалению, большинство «неуспевах» не осознает до конца, что часто виновата их собственная неорганизованность. Колесо не спустит, если вовремя заглянуть на шиномонтаж (тем более, это надо было сделать еще месяц назад). Аккумулятор не «умрет», если внимательно следить за состоянием телефона, да и жертвовать собственным желудком ради подарка подруге не пришлось бы, занеси вы в телефонную «напоминалку» или ежедневник пометку о событии.
У вас даже ежедневника, оказывается, нет? Но ведь все знают: что записано в еженедельнике, должно быть выполнено, то есть хочешь не хочешь, а придется приложить кое-какие усилия. Быть расхлябанным гораздо проще, хоть и чревато разными мелкими и крупными неприятностями. Однако не будем углубляться в дебри тонкой психологии и выяснять вопрос, почему подсознательно вы стремитесь именно к неорганизованности, для этого есть специалисты. Попробуем выяснить вполне конкретные причины «неуспевания»» и пути преодоления проблемы.
ПРИЧИНЫ НЕУСПЕВАЕМОСТИ
Сразу хочется уточнить: понятие «успеть все», скорее, относится к области фантастики, но вот «успеть почти все» — вполне реально при правильном подходе к вопросу. Причинами «неуспеваемости» могут быть:
— Желание сделать все и сразу. Мудрая народная пословица гласит: погонишься за двумя зайцами, не поймаешь ни одного. А если «зайцев», то есть дел у вас не два, а целый десяток, и решить их хочется сегодня же, как говорится, одним махом, существует большая вероятность ни одного не довести до ума.
Работа над ошибками. Многие слышали о тайм-менеджменте, науке управлять временем. Специалисты по тайм-менеджменту предлагают очень простую, но действенную схему распределения задач, которые нужно решить за день, на две категории: «жесткие» и «гибкие». «Жесткими» следует заняться именно сегодня и при том в конкретно отведенное для этого время. Например, вам нужно попасть на прием к директору. Вы знаете, что сделать это можно каждый понедельник с 14.00 до 16.00, то есть иного времени у вас просто нет. Следовательно, дело относится к категории «жестких», и ни о каком переносе или откладывании речи быть не может.
«Гибкие» задачи не имеют точной привязки ко времени, их можно решить в течение дня. Например, вам нужно подобрать информацию для планирующейся на следующей неделе презентации нового продукта своей компании до 19.00. Пусть подобная «растяжимость» во времени вас не расслабляет: «гибкие» задачи так же важны, как и жесткие, и если вы, например, не сделаете выборку сегодня, завтра уже можете не успеть, потому что совершенно другие задачи потребуют вашего внимания. Кстати, вводить в свой еженедельник пункт «сделать желательно, но не обязательно» не стоит (проверено на личном опыте). Необязательные дела имеют свойство накапливаться и в один прекрасный день превращаться в очень даже обязательные. А на их решение придется выделять время в ущерб задачам приоритетным. О приоритетах речь пойдет в следующем пункте.
— Неумение выбирать приоритеты. Кто-то из великих сказал: если не знаешь, как поступить, поступай по закону. Немного перефразировав сию мудрость, скажем: если не знаешь с чего начать, начинай с главного. Вопрос в том, как среди множества дел определить приоритетные задачи.
Работа над ошибками. Большинство традиционно разделяет задания на важные и срочные. Возможно, кто-то удивится: чем важное дело отличается от срочного, и то и другое нужно делать в первую очередь. Разница есть: важное может быть не срочным, а «долгоиграющим» проектом, срочное же задание может быть не таким уж и важным. Отсюда вывод: приоритетными нужно считать те задачи, которые есть и важными, и срочными, остальные дела могут пока и подождать. Конечно, все мы живем и работаем далеко не в идеальных условиях и какое-то задание, «возведенное» руководством в разряд «срочных» вам таковым не покажется, но выполнять его придется, разрушив тем самым тщательно спланированный график работы. Что ж, как говорила героиня одного фильма, к этому нужно относиться «философически» и, кстати, морально быть готовой, что иногда подобные «форс-мажоры» вполне возможны.
— Неумение отказывать. О какой успеваемости может идти речь, если, помимо собственной работы, приходится трудиться еще и «за того парня», поскольку вы не в состоянии твердо сказать «нет» особо нахальному коллеге? Такое положение неприятно еще и тем, что вы вряд ли сможете внятно объяснить руководству, почему не справляетесь с работой, ведь у коллег таких проблем почему-то нет. Руководителю не интересно, что успехи коллег и всего отдела в целом — наполовину ваша заслуга, начальнику нужен только результат.
Работа над ошибками. Придется научиться отказывать, даже если вы боитесь этим обидеть. У него коллеги есть право обижаться, так же как и у вас есть право не делать то, что мешает вашей работе. Однако отказывать можно по-разному: резко и грубо или аргументировано и дипломатично. Второе воспринимается более лояльно. Одно дело сказать: «Я этого делать не стану!». И совсем иное сообщить: «Извините, но я этого сделать не могу, поскольку сейчас занята исполнением задания директора». Даже если это не так, вряд ли кто-то рискнет проверять. Другой вариант: просто скажите, что вы с удовольствием сделаете ту или иную работу, если на это будет личное распоряжение шефа.
— Неправильное делегирование обязанностей. Особенно это касается тех, кто недавно занял должность руководителя. По неопытности или по причине настороженного отношения коллектива к новому начальству, руководитель пытается все сделать сам (сама). Естественно, времени катастрофически не хватает и половина важных вопросов так и остается нерешенной.
Работа над ошибками. Хороший руководитель не тот, кто все умеет делать сам (хотя это не лишнее), а тот, у кого получается эффективно организовать рабочий процесс. Наверняка есть вопросы, которые может решить, например, заместитель или кто-то из сотрудников, вам остается только проконтролировать сделанное. Если подчиненные недостаточно хорошо исполняют свои обязанности, у вас есть полное право (и вы должны это четко осознавать, но не злоупотреблять, конечно) применять к ним определенные штрафные санкции.
— Откладывание дел. Обычно мы откладываем «на завтра» (или еще дальше) особо трудные, неприятные или просто рутинные, «скучные» дела. В результате, они накапливаются, приходится уже «разгребать» не одно, а целую кучу дел. На это потребуется довольно много времени, поскольку малопривлекательную работу человек делает гораздо медленнее, чем ту, которая его интересует. И опять возникнет проблема «неуспеваемости».
Работа над ошибками. Если вы замечаете за собой привычку к «откладыванию на завтра», попробуйте приучить себя каждое утро заниматься каким-либо «скучным» делом, даже через «не хочу». Одна моя знакомая, например, на столе поставила табличку с единственной фразой: «Надо, Таня, надо». Говорит, помогает. Другой вариант: в своем еженедельнике помечайте неинтересную работу, как «важную» и «срочную», то есть требующую быстрого и точного исполнения. Как уже отмечалось, написанное на бумаге обязывает к исполнению больше, чем какие-либо «устные» напоминания.
— Ненужные телефонные разговоры, а также «висения» в интернете и «аське». Попробуйте подсчитать, сколько драгоценного времени у вас занимает общение с подругами, знакомыми по телефону или быстрой почте, и вы поймете, почему засиживаясь на «службе» допоздна, все равно не успеваете справиться со всем объемом работы. К тому же человеческий организм функционирует по определенным биологическим ритмам, и ближе к вечеру, как раз тогда, когда вы принимаетесь за дело, мозговая и физическая активность уже не так высока, при всем желании (даже если вы «сова») качество и скорость работы будут уже не на лучшем уровне.
Работа над ошибками. Если чувствуете непреодолимое влечение к «несанкционированному» общению, мешающему нормальной работе, попробуйте пойти на радикальные меры:
— Попросите подруг и знакомых звонить вам только в определенное время, например, в обеденный перерыв. Другой вариант: сами выберите время, когда сможете делать «дружественные» звонки.
— Собрав волю в кулак, откажитесь от «аськи» или активируйте ее в только в определенное время.
— Дорога. Конечно от дома к работе можно отнести к независящим от нас факторам «неуспевания». Тем не менее, если она занимает много времени, это может существенно повлиять на рабочую «успеваемость».
Путь преодоления. Можно порекомендовать только одно: если есть возможность, старайтесь и в дороге решать какие-то рабочие дела: вести переговоры по телефону, набросать план будущей презентации, прочитать нужные для составления отчета материалы и т.д.
Автор: Оксана БОНДАРЧУК
